Для учета и обеспечения сохранности личных дел в организации ведется Журнал регистрации личных дел. Поскольку законодательно не определена учетная форма для Журнала регистрации личных дел работников, изготавливается данный журнал в свободной форме. Предприятия и организации ведущие такой учет могут по своему усмотрению изменять содержимое граф. Необходимость вести личные дела сотрудников в обязательном порядке законодательно закреплена только для государственных учреждений. Прочие субъекты, как юридические, так и физические лица ведут личные дела своих сотрудников по желанию. Графы для заполнения Журнала регистрации личных дел работников: № записи, Номер личного дела, Дата заведения личного дела, Дата закрытия личного дела, Ф.И.О. работника, Табельный номер, Причина закрытия личного дела, Место хранения личного дела, Дата передачи в архив, Примечание

Дополнительная информация